Методы обхода секретаря при совершении «холодного» звонка

Зачастую возникает потребность в обходе секретаря при совершении «холодных» звонков, чтобы попасть сразу на директора или руководителя. Секретарь — это фильтр, который установило предприятие для отсеивания «ненужных звонов» в организацию. Чтобы вы понимали всю ситуацию, вам нужно лишь поставить себя на месте руководителя: если разговаривать с каждым, кто звонит с предложением в фирму, то на основные обязанности вряд ли останется времени.

Однако, ваша цель – поговорить именно с этим человеком, он – главный в компании, он принимает решения, а еще зачастую, он занят. Новичкам на этом поприще всегда будет сложно, проход секретаря — это первый и важный этап в совершении холодного звонка. В этой статье я хотел бы более подробно рассмотреть способы, которыми пользуются профессиональные колл-центры, а также рассмотреть возможные возражения.

Способ 1: Девочка отойди, ты мне мешаешь

Это жесткий способ, который призван поставить секретаря на место, Действует, если вы понимаете, что на том конце сидит «девочка» с наивным мышлением, которая явно не посвящена в производственные процессы. Суть способа – вы звоните и с тоном сурового руководителя коротко излагаете с кем вас соединить, завуалировав саму цель звонка под ситуацию «руководитель к руководителю» и в конце прибавляете «спасибо». Секретарь оказывается в положении без выбора, единственное, что вас может подвести – это неуверенный голос. Знаете, как зовут секретаря, это замечательно – используйте ее имя, при чем, меняя Екатерину на Катя, а Галина на Галя.

Способ 2: Мы уже говорили

По-другому, этот способ еще называют «в два захода». Сначала звоним в организацию, просим секретаря подсказать адрес электронной почты и данные руководителя для отправки важного письма, после чего через пару дней перезваниваем уже с приемом «говорили, по поводу письма, отправленного на его личную почту». Однако стоит учитывать, что данный прием работает на крупных организациях, когда секретарь за пару дней забудет, кто звонит и откуда. В маленьких компаниях, где зачастую секретарь, и директор сидят в одном помещении способ выставит вас в роли лгуна.

Способ 3: Через штатного сотрудника

Как правило, в любой организации найдутся сотрудники, с которыми связаться не составит труда, желательно даже не с каким-то конкретным работником, а с отделом в целом. Вы звоните, просите соединить с отделом продаж, секретарь думает, что вы собираетесь что-то купить и, естественно, осуществит соединение. После чего, дозвонившись до отдела, вы искренне удивляетесь, вас должны были быть соединить с руководителем. Будет лучше, если вы узнаете у секретаря добавочный отдела и будете «случайно» попадать не туда. А потом просто попросите перевести на директора. Минус способа заключается в том, что этот способ подходит к фирмам, которые имеют мини АТС во всех фирмах, и возможность голосового IVR, поскольку если у отдела продаж нет возможности перевести вас на руководство, то вы опять будете вынуждены звонить в приемную.

Способ 4: Секретарь — ваш друг

Это сложно, и вряд ли получиться у новичков, однако способ привлечения секретаря к дружбе – это лучший способ. Как говорят, нажить врага легче, чем заиметь друга. Однако если секретарь встанет на вашу сторону, будьте уверены, вы точно пробьетесь к лицу, принимающему решения. Действуют уловки такие как «с кем мне стоило бы поговорить по такому-то вопросу, вам как секретарю лучше знать», стройте общение на дружественной ноте. Это способ идеален для маленьких компаний, где роль секретаря может исполнять и бухгалтер, а он имеет прямое отношение на принятие важных решений в компании, в том числе и на ваше предложение.

Способ 5: Я вам нужен/нужна

Убедить секретаря в том, что вы предлагаете именно то, что нужно сейчас вашей фирме – трудно, но возможно. Естественно, что никто не будет продавать кирпич детским садам, а медицинское оборудование ресторанам. И менеджер звонит именно по тем компаниям, среди которых могут быть потенциальные клиенты. Используйте это как преимущество, допустим, пример, вы – компания, занимающаяся созданием сайтов, и вам нужно предложить услуги фирме, занимающейся строительством бань. Переспрашивайте секретаря «вы же занимаетесь строительством?», «а есть ли у вас сайт?», делайте вид, что записываете, дайте понять важность звонка. Замечательно действует фраза «Скажите, а руководитель сможет подтвердить информацию, что вам сайт не нужен?» или «а руководитель в курсе, что вы не имея сайт, теряете клиентов».

Способ 6: Через коммерческое предложение.

Я никогда не говорю коммерческое предложение, поскольку у секретаря создается впечатление, что вы явно звоните с целью что-то «впарить», грубо говоря — продать. А целью секретаря является фильтрация подобных звонков. Просто и более презентабельно звучит – официальное письмо, материалы, информация по почте. Суть метода заключается в том, что вы звоните якобы с целью отправить письмо директору по вопросу сотрудничества, уточняете адрес (он в любом случае пригодится вам, когда выйдете на директора), узнаете имя-отчество директора и… не отправляете письмо. Второй раз перезванивая в компанию, вы просите соединить с директором через АТС, называя его имя, отчество и создавая эффект знакомства. Возможные возражения: «высылайте на мое имя» = хорошо, но письмо будет высылаться нашим руководителем, да и вашему директору будет неприятно читать письмо, адресованное секретарю. «Просто вышлите письмо, мы найдем, кому отправить» = не хотелось бы, чтобы мое письмо пропало и мне пришлось бы пересылать его заново, тем более я адресую письмо именно руководству. Можете так же использовать такую уловку, как отправка по просьбе руководителя: он ждет, он просил выслать прайс.

Способ 7: по факту получения письма

Вы можете зайти со стороны уже отправленного письма, даже если на самом деле это не так. В крайнем случае, всегда можно сослаться на то, что письмо не пришло, и вы его продублируете. Действует, если высылали вы на адрес руководителя, и секретарь явно не сможет подтвердить факт получения. Опасность кроется лишь в обнадеживающих словах секретаря «если бы заинтересовало, перезвонили бы», на что можно отвечать: этикетом принято, чтобы по результатам рассмотрения созванивается то, кто был инициатором, либо – а мы договаривались, что перезвоню я. На крайний случай, можно сказать, что по электронной почте вы с руководителем уже общались. И теперь хотели бы обсудить лично какие-то варианты.

На самом деле у каждого менеджера рано или поздно появиться определенный стиль прохождения секретаря, уникальный и действующий. Могу добавить следующее – к каждому виду секретаря есть свой подход, и найти его можно и нужно.